Чем отличается реестр от перечня

Что такое реестр документов – как правильно составить, преимущества использования

Чем отличается реестр от перечня

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Учет и отчетность > Что такое реестр документов, правила оформления и ведения

Что такое реестр документов — это перечень документации, подлежащей хранению. Он используется во всех организациях и компаниях, в которых ведется делопроизводство с бумагами.

Понятие и определение

Реестр позволяет отсортировать бумаги по категориям и при необходимости получать к ним доступ в максимально короткие сроки. Среди задач реестра можно выделить хранение, учет и передачу или выдачу по требованию.

Журнал ведет один или несколько сотрудников компании. Ответственные лица определяются вышестоящим руководством. Помимо ведения реестра, у сотрудника могут быть другие обязанности.

Правовое регулирование

Существует ряд законодательных актов, осуществляющих регулирование реестра. Среди них выделяют постановление «О порядке ведения реестра договоров» и закон «О реестре». В них указаны правила и регламентация, как осуществлять оформление и хранение, а также составление журнала документации.

При создании нужно обращать внимание на регламентирующие законодательные акты. В них подробно указано, какие документы включаются, какая информация остается общедоступной, как осуществляется ведение.

Также в правовых актах находится информация о порядке ее внесения и исправлении ошибок. Ответственные лица должны подробно знакомиться с правовым регулированием учета, чтобы при ведении не возникало сложностей.

Для чего необходим

Назначение реестра крайне простое — упрощение работы, как следствие, повышение эффективности компании.

При использовании реестра решаются следующие задачи:

  • ускоряется работа с документацией
  • упрощается поиск необходимого соглашения или постановления
  • хранится подробный отчет о каждой бумаге (дата подписания, наименование)
  • осуществляется выдача по запросу одного из сотрудников

Журнал реестра ведется в письменном или электронном виде. Последний вариант позволяет дополнительно упростить создание и ведение учета. Для ведения письменного варианта не требуется технологических приспособлений в виде компьютера.

В таблице указывается поверхностная информация о наименовании, дате подписания, условиях, продолжительности действия и других параметрах документа. В некоторых случаях не требуется изучать оригинал договора или постановления, достаточно информации, указанной в реестре.

Ведение журнала в 1С, смотрите на видео:

Подготовка бумаг к учету и составлению реестра

Подготовка включает в себя выполнение следующих действий:

  • сортировку документации по категориям
  • формирование папок для хранения в хронологическом порядке
  • создание таблицы (реестра) в письменном или электронном виде

Документы сортируются по категориям. Это означает, что различные договора собираются в одну стопку, бумаги о расходах — в другую. Сортировка происходит, исходя из типа бумаги. Распорядительные бумаги (постановления, распоряжения и приказы) сортируются в отдельную категорию, исходя из авторства.

Формирование папок выполняется в хронологическом порядке. Каждой папке присваивается уникальный инвентарный номер. После этого осуществляется опись. Собранные бумаги хранятся в архиве, к которому при необходимости можно будет получить доступ.

Реестр составляется на основе собранных и отсортированных бумаг. В нем создается таблица, в которой указывается информация о наименовании бумаги, содержании и дате подписания. Информация о содержании и наименовании позволяет не искать документ в архиве, если нужны только поверхностные данные.

Правила оформления реестра

Во время оформления журнала нужно соблюдать следующие правила:

  • при заполнении разными людьми в последней графе указывается, кем внесена правка
  • технические ошибки в реестре устраняются только по поручению вышестоящего руководства
  • при исправлении неточных данных пишется письменное заявление с информацией о виде ошибки и лице, допустившим ее

При оформлении реестра в письменном виде ответственное лицо ставит не только свою подпись, но и именную печать. Во многих компаниях журнал ведется в электронном виде. Это позволяет быстрее находить информацию о документах и вести учет бумаг.

В организации одновременно может использоваться реестр и в письменном, и в электронном виде. Такой вариант помогает избежать потери информации при выходе из строя компьютера или сервера.

Конкретные рекомендации по оформлению даются индивидуально. При ведении реестра с договорами требуется указывать в таблице не только наименование и содержание, но сумму и срок документа, а также информацию о сторонах, заключивших соглашение.

Особенности некоторых типов на видео:

Правила ведения

Ответственное лицо или подразделение во время ведения реестра должно осуществлять проверку документации, присваивать бумагам уникальный инвентарный номер, вносить новую информацию.

По запросу сотрудников, которые обладают доступом, подразделение выдает либо информацию, либо оригинал документа на определенный срок. Данные о том, кто брал бумагу и когда ее вернули назад, должны указываться в таблице.

Вся документация, занесенная в реестр, хранится в безопасном месте с надлежащими условиями. В архиве папки располагаются в хронологическом порядке и по номеру.

При ведении могут возникать ошибки и опечатки. Чтобы не допустить их, необходимо сверять данные при заполнении и отображать только актуальную информацию. Если бумага меняет свой статус, вносятся правки. Исправление или корректировка данных в электронном реестре не требует много времени.

и структура

Реестр представляет собой таблицу с несколькими разделами, среди которых выделяют:

  • содержание, в котором указывается основная информация о типе и ключевых моментах бумаги
  • уникальный инвентарный номер, который указывается рядом с каждой бумагой и позволяет при необходимости легко отыскать ее
  • дату внесения в реестр

Количество информации о документации в журнале зависит от целей и задач компании. Оформление и ведение подробной таблицы требует больше времени и сил сотрудников.

При размещении в таблице бумаги о реализации товаров и услуг указывают следующую информацию: дату создания, номер, вид операции, наименование организации и контрагента, сумму и валюту, в которой осуществлялся расчет.

По желанию руководства в разделе содержания указываются какие-либо нюансы или пометки о конкретном документе.

Структура реестра может давать информацию о статусе бумаги. Например, если речь идет о договоре, то отображается информация о его состоянии (согласовывается или уже согласован). Также указывается информация об ответственных лицах за тот или иной договор. За счет доступа к реестру можно узнать статус бумаги, которая находится на подписании.

Особенности составления реестра для передачи бумаг

Если планируется передача документации, то требуется составление акта передачи.

Также для отслеживания переданных бумаг составляется соответствующий реестр. Документация может передаваться клиентам, государственным органам, а также сотрудникам внутри организации.

При составлении журнала передачи в него включается информация из акта приема-передачи бумаги. В акте указывается следующая информация:

  • наименование бумаги
  • дата, место создания и номер
  • перечень передаваемой документации
  • наименование сторон акта
  • подписи и печати ответственных лиц

Стоит отметить, что при помощи одного акта может осуществляться передача нескольких бумаг. При составлении журнала используются общие принципы. Если все сделано правильно, удается отслеживать историю перемещения документации, тем самым снижая вероятность потери. В случае если бумага будет утеряна, можно легко найти ответственное лицо.

Преимущества применения

Среди преимуществ применения выделяют:

  • экономию времени
  • повышение эффективности работы организации

Реестр рекомендуется вести всем компаниям независимо от размера и сферы деятельности. За долгие годы работы накапливается много бумаг, договоров, постановлений и распоряжений.

Надзорные органы могут потребовать старую документацию, которую при ненадлежащем хранении будет очень сложно найти. При ведении реестра бумага быстро обнаруживается по уникальному номеру.

Ведение учета — необязательное требование, однако без него становится сложно работать и выполнять поиск по запросу. Отсутствие бумаги никак не преследуется законом.

Чтобы получить все преимущества учета, требуется правильно осуществлять оформление и ведение. При желании можно обратиться за помощью к удаленным специалистам, которые займутся созданием журнала в компании.

В большинстве случаев ведение осуществляется работниками компаниями, чья деятельность связана с документооборотом.

К чему приводит неучтенная документация

Если не ведется учет бумаг, то высока вероятность их потери.

Журнал допустимо не использовать на начальных этапах развития компании. Как только документации станет слишком много, ее нужно отсортировать по категориям и поместить в соответствующие папки.

Реестр в электронном виде

Для ведения журнала в электронном виде рекомендуется использовать специализированные программы. Популярным решением считается применение утилиты «Юрайт: договоры». С ее помощью удается создать журнал договоров и других бумаг.

Также вести учет можно при помощи предустановленных на компьютере офисных приложений. Составить таблицу можно в Microsoft Excel. Среди преимуществ этой программы выделяют доступность и простоту.

Однако при групповой работе часто возникают трудности, появляются ошибки ручного ввода и искажаются данные.

На начальном этапе Excel станет отличным решением и позволит обучиться навыкам ведения реестра.

Среди преимуществ электронного формата выделяют:

  • простоту в работе (пользоваться сможет даже начинающий)
  • быстрый поиск по категориям
  • простоту в корректировке данных и изменении статуса бумаг

Для работы требуется приобретать только лицензионные программы.

Во-первых, при использовании лицензии не возникнет никаких проблем с законодательством. Во-вторых, лицензионное ПО обладает более широким функционалом и регулярно обновляется. При обновлениях устраняются недочеты и появляются новые возможности.

Ведение журнала документации — относительно простая процедура, которая позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников в компании. Организации, в которых отсутствует учет бумаг, сталкиваются с большими сложностями при запросах со стороны налоговой и других государственных учреждений, а также при делопроизводстве внутри компании.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/uchet/chto-takoe-reestr-dokumentov.html

Об утверждении перечня регистров, реестров, классификаторов и номенклатур, отнесенных к учетным системам федеральных органов государственной власти (с изменениями на 8 декабря 2010 года), Распоряжение Правительства РФ от 25 апреля 2006 года №584-р

Чем отличается реестр от перечня

(с изменениями на 8 декабря 2010 года)

____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
постановлением Правительства Российской Федерации от 8 декабря 2010 года N 1002 (Российская газета, N 290, 23.12.2010).
____________________________________________________________________

1. Утвердить прилагаемый перечень регистров, реестров, классификаторов и номенклатур, отнесенных к учетным системам федеральных органов государственной власти.

2.

Минэкономразвития России внести в установленном порядке в Правительство Российской Федерации в 2006 году правила отнесения регистров, реестров, классификаторов и номенклатур к учетным системам федеральных органов государственной власти, предусмотрев обязательное включение в число учетных систем федеральных органов государственной власти:

регистров, реестров, классификаторов и номенклатур, содержащих сведения, которые оказывают непосредственное влияние на осуществление или ограничение прав граждан или организаций;

регистров, реестров, классификаторов и номенклатур, общих для федеральных органов государственной власти.

3. Мининформсвязи России внести в установленном порядке в Правительство Российской Федерации в 2006 году правила формирования и ведения перечня учетных систем федеральных органов государственной власти и обеспечения доступа к этому перечню.

Председатель ПравительстваРоссийской ФедерацииМ.Фрадков

Перечень регистров, реестров, классификаторов и номенклатур, отнесенных к учетным системам федеральных органов государственной власти

УТВЕРЖДЕНраспоряжением ПравительстваРоссийской Федерацииот 25 апреля 2006 годаN 584-р

(с изменениями на 8 декабря 2010 года)

1.

Федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации

2.

Единый регистр нормативных правовых актов Российской Федерации

3.

Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним

4.

Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих

5.

Перечни видов работ, профессий, должностей, на которых могут быть заняты граждане, проходящие альтернативную гражданскую службу, а также организаций, в которых предусмотрено ее прохождение

6.

Государственный реестр пищевых продуктов, материалов и изделий, разрешенных для изготовления на территории Российской Федерации или ввоза на территорию Российской Федерации и оборота

7.

Государственный реестр лекарственных средств (сводный реестр сертифицированных лекарственных средств)

8.

Государственный реестр цен на жизненно необходимые и важнейшие лекарственные средства

9.

Реестр средств массовой информации

10.

Федеральный регистр лиц, имеющих право на получение государственной социальной помощи

11.

Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации

12.

Единый государственный реестр объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации

13.

Государственный регистр фильмов

14.

Федеральные перечни учебников, рекомендованных (допущенных) к использованию в образовательном процессе в образовательных учреждениях, реализующих образовательные программы общего образования и имеющих государственную аккредитацию

15.

Реестр аккредитованных вузов

16.

Государственный реестр изобретений Российской Федерации

17.

Государственный реестр полезных моделей Российской Федерации

18.

Государственный реестр промышленных образцов Российской Федерации

19.

Красная книга Российской Федерации

20.

Государственный кадастр особо охраняемых природных территорий федерального значения

21.

Федеральный каталог продукции для федеральных государственных нужд

22.

Государственный племенной регистр

23.

Государственный судовой реестр Российской Федерации

24.

Государственный каталог географических названий

25.

Реестр операторов, занимающих существенное положение в сети связи общего пользования

26.

Интегрированный полнотекстовый банк правовой информации (эталонный банк данных правовой информации)

27.

Единый государственный реестр лотерей

28.

Единая Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности Таможенного союза

(пункт в редакции, введенной в действие с 31 декабря 2010 года постановлением Правительства Российской Федерации от 8 декабря 2010 года N 1002

29.

Государственный земельный кадастр

30.

Государственный кадастр объектов недвижимости

31.

Реестр федерального имущества

32.

Реестр паевых инвестиционных фондов

33.

Государственный геральдический регистр Российской Федерации

34.

Национальное фондохранилище обязательных бесплатных экземпляров официальных документов

35.

Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти

36.

Федеральная база данных участников и результатов обработки единого государственного экзамена (реестр)

37.

Реестр аккредитованных образовательных учреждений (среднего профессионального образования)

38.

Международная классификация изобретений

39.

Международная классификация промышленных образцов

40.

Международная классификация товаров и услуг

                 Редакция документа с учетомизменений и дополнений подготовлена

АО “Кодекс”

Источник: http://docs.cntd.ru/document/901978644

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.